Corona meistern:
3 Insider-Tipps für besseres Krisenmanagement
 und mehr Widerstandskraft

Lesen Sie nachfolgend einen Auszug aus dem Artikel „Technologie & Kultur – Wie Pflegeheime widerstandsfähiger für Krisensituationen werden“ von Mike Kaiser, der im VDAB-Mitgliedermagazin „Durchblick“ 3/2021 erschienen ist.

Komplexität führt zu mehr Dynamik und Ungewissheit

Das plötzliche Auftauchen von solch unvorhersehbaren Ereignissen wie der Corona-Pandemie hat uns auf dramatische Weise vor Augen geführt, wie zerbrechlich unsere Altenpflegeheime tatsächlich sind. Das ist so, weil die zunehmende Digitalisierung und die wachsende Aufgabenkomplexität zwei Dinge bewirken: die Veränderungsgeschwindigkeit steigt, die Ungewissheit nimmt zu. Das Problem dabei ist, dass Führungskräfte diesen veränderten Rahmenbedingungen häufig mit den gleichen Verhaltensweisen und Problemlösungsstrategien entgegentreten wie eh und je. Getreu dem Motto: Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, der sieht in jedem Problem einen Nagel.

„Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, der sieht in jedem Problem einen Nagel.“

Traditionelle Managementansätze versagen zum Teil unter komplexen Bedingungen

Während es in der Vergangenheit unter einfachen oder vielleicht auch komplizierten Bedingungen zielführend war, den Betrieb eines Pflegeheims als eine Art Maschine zu betrachten, die man vollumfänglich kontrollieren und auf Effizienz trimmen kann, so weiß man heute aus der Komplexitätsforschung, dass bestimmte Organismen wie zum Beispiel der menschliche Körper, der Wald oder auch soziale Netzwerke zu komplex sind und deshalb das Management solcher „Systeme“ nach den althergebrachten Ansätzen von Frederick Winslow Taylor und anderen nicht funktioniert.

Kontrolle ist unter komplexen Bedingungen eine Illusion

Ein Beispiel: Wenn in einem komplizierten System – wie etwa einer Uhr – ein Problem auftritt, dann kann man dieses Problem analysieren. Und da die Uhr aus einer überschaubaren Anzahl von Elementen besteht, führt dieses Vorgehen auch zum gewünschten Ergebnis. Irgendwann hat man die Ursache des Problems identifiziert. Daraufhin kann man entsprechend reagieren und das Problem lösen.

Komplexe Systeme wie zum Beispiel das Immunsystem zeichnen sich demgegenüber durch eine hohe Vernetzungsdichte zwischen den einzelnen Elementen aus. Die Zusammen- hänge sind hier nicht vollständig erkennbar. Das bedeutet: Ein Eingriff, der einen Teil des Systems betrifft oder betreffen soll, wirkt sich zugleich immer auf viele andere Teile des Systems aus. Die Beeinflussung einer Variablen bleibt also nie isoliert, es gibt immer Fern- und Nebenwirkungen. Ergo ist Kontrolle unter komplexen Bedingungen nicht möglich. Ein oft zitiertes Beispiel, welches diesen Sachverhalt schön verdeutlicht, ist der Schmetterlingseffekt des Mathematikers und Meteorologen Edward Lorenz. Er besagt, dass ein einziger Flügelschlag eines Schmetterlings in Brasilien potenziell einen Tornado in Texas (USA) auslösen könnte.

Wenn Sie sich nun fragen, was das alles mit dem Betrieb von Pflegeheimen zu tun haben soll, dann schließt sich der Kreis: Denn wie wir zuvor festgestellt haben, sind die Rahmenbedingungen des Systems „Pflegeheim“ mittlerweile ähnlich komplex geworden und haben typische Merkmale wie eine hohe Dynamik, ein hohes Maß an Ungewissheit und Mehrdeutigkeit entwickelt. Daher kann man diese Erkenntnisse auch auf die Pflege übertragen. Doch wie lauten die Prinzipien der Unternehmenskultur, denen unter zunehmend komplexen Arbeitsbedingungen ein größeres Augenmerk geschenkt werden sollte? Nachfolgend werden die drei wichtigsten erläutert.

Drei kulturelle Prinzipien, die Pflegeheime widerstandsfähiger machen

1. Agil statt starr

Traditionelle Unternehmen wurden einmal erdacht, „erbaut“ und hatten im Anschluss immerfort gleich zu funktionieren. Dieses Weltbild beinhaltete auch die Ansicht, dass die Bedingungen im Umfeld ewig dieselben sein würden. Demzufolge führte man den Betrieb unter anderem auf der Basis von langfristigen Planungen sowie der anschließenden Umsetzung und Kontrolle dieser Pläne. Die Einhaltung der Pläne (Regelkonformität) war wichtiger als das Ergebnis. Das Problem ist nur, dass sich die Verhältnisse zwischenzeitlich verändert haben. Unter komplexen und hoch dynamischen Bedingungen muss Raum für Spontanität gegeben sein. Somit ist es nun sinnvoller, die Organisation als einen lebendigen Organismus zu betrachten und agile Rahmenbedingungen zu etablieren, die das Unternehmen zu einer kontinuierlichen und untraumatischen Anpassung befähigen.

„Unternehmen sind widerstandsfähiger, wenn sie Neuheiten in schnellen, kurzen und sich wiederholenden Zyklen etablieren.“

Ein Kernelement einer agilen Arbeitsweise ist, bei der Lösung von Problemen nach dem Prinzip „Bauen-Prüfen-Lernen“ vorzugehen. Soll heißen: sich bei geplanten Neuerungen viele Monate ins stille Kämmerlein zurückzuziehen, dort einen neuen Prozess, ein neues Konzept, eine neue Dienstleistung oder ein neues Produkt zu entwickeln und den Betroffenen (Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kundinnen und Kunden etc.) erst das voll entwickelte Endergebnis vorzustellen, ist nicht mehr zeitgemäß. Unternehmen sind widerstandsfähiger, wenn sie Neuheiten in schnellen, kurzen und sich wiederholenden Zyklen etablieren: Man erstellt einen einfachen Entwurf (Modell), testet ihn bei den betroffenen Personen, holt sich Feedback ein und entwickelt die Sache auf der Basis des Gelernten weiter. Diesen Zyklus wiederholt man ergebnisoffen so oft, bis man das Problem gelöst hat.

2. Aus Fehlern lernen statt Fehler vermeiden

Um agil arbeiten zu können, wird eine neue Fehlerkultur benötigt. Viele traditionelle Unternehmen fürchten sich vor Fehlern und versuchen, sie bei Strafe zu vermeiden. Doch wer stets versucht, kleine Fehler zu vermeiden, macht letztlich größere. Wer hingegen auf der Basis einer positiven und konstruktiven Fehlerkultur regelmäßig kleine Fehler macht, aus ihnen lernt und sich anpasst, der erhöht seine Widerstandsfähigkeit.

3. Sowohl-als-auch statt Entweder-oder

In einer Welt, die einfach bis kompliziert ist, kommt man mit einer Schwarz-Weiß- oder einer Ja-Nein-Denke wunderbar zurecht. In komplexen Situationen gibt es in der Regel „viele Wege, die nach Rom führen“. Es macht Unternehmen robuster, wenn sie bei der Lösung von Herausforderungen zum Teil auch widersprüchliche Wege zur gleichen Zeit beschreiten. Also sowohl alte traditionelle Ansätze praktizieren als auch gleichzeitig moderne: Zum Beispiel zugleich traditionelle Planung dort nutzen, wo sie zielführend ist, und gleich- zeitig bei der Einführung einer neuen Mitarbeiter-App oder einer neuen Personalbeschaffungsstrategie agil nach dem Prinzip „Bauen-Prüfen-Lernen“ vorgehen.

Schlussendlich geht es bei allen drei kulturellen Prinzipien darum, die Anpassungsfähigkeit der Pflegeeinrichtung oder einer anderen sozialen Einrichtung zu erhöhen. Denn je anpassungsfähiger der Betrieb ist, desto widerstandsfähiger ist er in Krisensituationen.