8 Vorteile, die auch Ihren Betriebsrat von einer Mitarbeiter-App überzeugen

Mitarbeiter-App und Betriebsrat – kann das funktionieren? Ja, das kann sogar sehr gut funktionieren. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wie die Einführung einer Kommunikations-App in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat gelingt. Denn am Ende profitieren nicht nur die Mitarbeitenden von der App, sondern auch der Betriebsrat.

Betriebsrat – Was ist das?

Der Betriebsrat ist eine von den Arbeitnehmern gewählte Interessenvertretung. Seine Aufgabe ist es, sich für die Interessen der Beschäftigten im Betrieb einzusetzen. Deshalb hat er Mitbestimmungsrechte, die ihm erlauben, beim betrieblichen Arbeitsalltag mitzubestimmen. Zudem kann der Betriebsrat die Beschäftigten zum Beispiel bei Kündigungen vor der Willkür des Arbeitgebers schützen. Die gesetzlichen Details sind im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt.

Welche Aufgabe hat der Betriebsrat?

Laut Paragraph 80 BetrVG hat der Betriebsrat die Aufgabe, „darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze, Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen durchgeführt werden“. Der Betriebsrat steht demnach für die Rechte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein. Dabei nimmt das Gremium unter anderem folgende Aufgaben wahr:

• Ansprechpartner für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sein
• Kommunikation und Verhandlungen mit der Führungsebene des Unternehmens
• Beilegung von Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeitenden und Unternehmensleitung

Darf der Betriebsrat bei der Einführung einer Mitarbeiter-App mitbestimmen?

Im Paragraph 87 BetrVG sind die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats definiert. Dort steht, dass der Betriebsrat bei folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen hat:

1. Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb.

6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Der Betriebsrat darf also bei der Einführung einer Mitarbeiter-App mitbestimmen.

Diese Fragen hat der Betriebsrat bei der Einführung einer Mitarbeiter-App

Frage: Ist die Nutzung der Kommunikations-App freiwillig?
Antwort: Wenn die Mitarbeiter ihr privates Smartphone gebrauchen, dann ist die Nutzung der App freiwillig. Sollten aber alle Mitarbeitenden ein Firmensmartphone haben, dann könnte die Nutzung der App unter Umständen auch nicht freiwillig sein.

Frage: Werden die Nutzerinnen und Nutzer bei der Verwendung der App überwacht?
Antwort: Nein, durch die App ist keine Überwachung des Verhaltens möglich. Außerdem erlaubt LUCI keine automatisierten Reports über das Verhalten einzelner Nutzer. Einzelne Nutzungsaktivitäten oder gar die Arbeitszeit lassen sich nicht nachvollziehen. Es gibt keine Möglichkeit, einzelne Chats mitzulesen oder auszulesen.

Frage: Können die Nutzerinnen und Nutzer nur über Ihr privates Smartphone auf die App zugreifen?
Antwort: Nein. Es gibt auch Alternativen. Wir empfehlen grundsätzlich, ein für die Mitarbeitenden frei zugängliches Tablet oder Smartphone beispielsweise im Personalaufenthaltsraum bereitzustellen. So sind Mitarbeitende, die kein eigenes Smartphone besitzen oder die App nicht auf ihrem privaten Smartphone installieren möchten, ebenfalls in der Lage, sich in die App einzuloggen und die Informationen mit ihrem persönlichen Profil abzurufen. Des Weiteren verfügt LUCI auch über eine Web-App, sodass der Zugriff grundsätzlich auch über jeden Webbrowser und das Internet möglich ist.

Frage: Wie gelingt die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit bei der Nutzung der App?
Antwort: In den Einstellungen der Kommunikations-App LUCI können die Mitarbeitenden die Push-Benachrichtigungen jederzeit ausstellen, wenn sie in ihrer Freizeit ganz abschalten möchten. Insofern ist eine hundertprozentige Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit gegeben.

Frage: Wird der Datenschutz eingehalten? Welche persönlichen Informationen geben Nutzerinnen und Nutzer preis? Sind auch die Firmendaten in der App sicher?
Antwort: Der Datenschutz und die Sicherheit haben bei LUCI oberste Priorität. Während Messenger wie zum Beispiel WhatsApp auf amerikanischen Servern laufen, hosten wir die Daten auf Servern der Deutschen Telekom in Deutschland. Zudem geht die App verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten um. Sie ist nach dem Prinzip der Datensparsamkeit aufgebaut – es kommen also nur solche Daten in die App rein, die zwingend notwendig sind für den Betrieb der App. Die persönliche Mobilnummer und die persönliche E-Mail Adresse ist nicht für andere Nutzer sichtbar.

„Der Datenschutz und die Sicherheit haben bei LUCI oberste Priorität.“

8 Vorteile einer Mitarbeiter-App aus Sicht des Betriebsrates

1. Die Mitarbeiter-App fördert die Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden

Eine zentrale Aufgabe des Betriebsrats ist es, im Betrieb für Gleichberechtigung für alle Mitarbeitenden zu sorgen. Mit der App LUCI kommt der Betriebsrat diesem Ziel einen großen Schritt näher. Ob unterschiedliche Arbeitszeiten, mehrere Standorte, betriebliche E-Mail Adresse oder nicht – mit LUCI erhalten erstmalig ALLE Mitarbeitenden die Möglichkeit Informationen zu erhalten, mit ALLEN Kolleginnen und Kollegen Kontakt aufzunehmen, Feedback zu geben sowie durch die Formulare, Lesebestätigungskampagnen und Umfragen stark vereinfachte Prozesse zu nutzen.

2. Die Mitarbeiter-App sorgt für Transparenz, denn die Inhalte stehen ALLEN Mitarbeitenden zur Verfügung

Es gibt viele Gründe, sich privat kein Smartphone zuzulegen. Zum Beispiel, weil man dann ständig erreichbar ist. Trotzdem kann es sein, dass ein Mitarbeitender, der kein privates Smartphone besitzt, dennoch an den Inhalten der Mitarbeiter-App partizipieren möchte.

Damit Ihr Betrieb für solche Fälle gerüstet ist, empfehlen wir, ein Tablet oder ein anderes für die Mitarbeitenden frei zugängliches Gerät beispielsweise im Personalaufenthaltsraum bereitzustellen.

3. Die Präsenz, Transparenz und Arbeitsqualität des Betriebsrates steigt

Der Betriebsrat hat gegenüber den Mitarbeitenden eine Informationspflicht. Auch er muss sicherstellen, dass Entscheidungen sowie die Prozesse und die Arbeit des Gremiums für alle Mitarbeitenden bekannt gemacht werden.

Mit der App bekommt der Betriebsrat eine neue Gelegenheit, seine Pflicht zur Transparenz zu erfüllen. Er kann über die App Protokolle der Betriebsversammlungen für alle Mitarbeitenden zugänglich machen. Er kann ein Formular einrichten, über das Mitarbeitende Verbesserungsvorschläge einreichen können. Oder er kann als Betriebsrat eigene Umfragen durchführen.

4. Die Teilhabe steigt

Dem Betriebsrat ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse eingebunden werden und den Weg der Firma mitgestalten können. LUCI liefert ein großes Paket an Funktionen, die dies ermöglichen. Die Mitarbeitenden werden grundsätzlich mehr involviert und beteiligt. Sie können zum Beispiel mittels der Like- und Kommentarfunktion Nachfragen stellen, Unklarheiten anmerken und ihr Feedback abgeben. Sie können ihre Ideen einbringen und an Umfragen teilnehmen.

5. Der Schutz der personenbezogenen Daten wird gewahrt

Das ist für uns selbstverständlich: LUCI arbeitet DSGVO-konform und handelt im Rahmen der gesetzlichen Regelungen. Wir hosten die Daten auf Servern in Deutschland, die von der Deutschen Telekom betrieben werden. Zudem arbeiten wir nach dem Prinzip der Datensparsamkeit: Es müssen nur solche Daten hinterlegt werden, die zwingend notwendig sind für den Betrieb der App. Die persönliche Mobilnummer und die persönliche E-Mail Adresse ist nicht für andere Nutzer sichtbar.

6. Es gibt keinen negativen Einfluss auf die Work-Life-Balance

Das ist für uns selbstverständlich: Die Kommunikations-App LUCI arbeitet DSGVO-konform und handelt im Rahmen der gesetzlichen Regelungen. Wir hosten die Daten auf Servern in Deutschland, die von der Deutschen Telekom betrieben werden. Zudem arbeiten wir nach dem Prinzip der Datensparsamkeit: Es müssen nur solche Daten hinterlegt werden, die zwingend notwendig sind für den Betrieb der App. Die persönliche Mobilnummer und die persönliche E-Mail Adresse ist nicht für andere Nutzer sichtbar.

7. Die Mitarbeiter-App ist ein freiwilliger Service

Die Einhaltung der Arbeitsschutzmaßnahmen ist ein wichtiger Teilbereich der Arbeit des Betriebsrates. Der Betriebsrat muss dafür Sorge tragen, dass die baulichen und organisatorischen Strukturen am Arbeitsplatz gesundheitsgerecht ausgestaltet sind. Je größer ein Betrieb ist, desto mehr Informationen können auf Mitarbeitende einprasseln. Damit dies nicht zu Stress führt, muss der Mitarbeitende selbst entscheiden können, wann und in welchem Umfang er bzw. sie Informationen konsumieren möchte. Schon allein deshalb muss die Nutzung der Kommunikations-App auf freiwilliger Basis erfolgen.

8. Das Betriebsklima wird offener und transparenter

Eine weitere Aufgabe des Betriebsrates ist es, darauf zu achten, dass die Mitarbeitenden stets informiert sind und von etwaigen Veränderungen nicht kalt überrascht werden. Mit der Mitarbeiter-App LUCI geht das leichter als jemals zuvor.

Während vorher Aushänge am schwarzen Brett noch leicht übersehen werden konnten, können Sie über den Newsfeed der App LUCI nunmehr besser denn je gewährleisten, dass alle relevanten Informationen in Echtzeit den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Ganz nebenbei sorgen Sie so auch dafür, dass die Holschuld der Mitarbeitenden – zumindest vom Aufwand her – deutlich minimiert wird.

Bonus: Tipps für die Umsetzung

• Beziehen Sie den Betriebsrat so früh wie möglich ein und pflegen Sie ihm gegenüber eine transparente Kommunikation. Bieten Sie ihm ggf. eine Schulung an. Geben Sie ihm ggf. Admin-Rechte, damit er sich selbst ein Bild davon machen kann, welche Informationen man im Dauerbetrieb sehen kann.
• Schließen Sie ggf. eine Betriebsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Betriebsrat ab, welche weitere Details zum Betrieb der App regelt (z. B. zu Push-Benachrichtigungen etc.)
• Schließen Sie ggf. eine Nutzungsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden ab. Hierin können Informationsrechte- und -pflichten geregelt werden, die bei der Nutzung der App gelten.
• Führen Sie die App schrittweise ein. Starten Sie mit einigen wenigen Funktionen und führen sie weitere Funktionen erst nach und nach ein. So stellen Sie sicher, dass die Nutzer am Anfang nicht überfordert werden und lange Freude an der Nutzung der App haben.
• Die Nutzung der App sollte freiwillig sein. Auch die Ausgestaltung des eigenen Profils (Foto, Über mich, Meine Interessen, Meine Sprachen) sollte jedem freigestellt sein.
• Kommunizieren Sie den Nutzen der App LUCI