5 Praxis-Tipps für den erfolgreichen Einsatz einer Mitarbeiter-App in der Pflege
04
Mai, 2022
Eine Frage hören wir immer wieder von unseren Interessenten: „Sagen Sie mal, für welche Zwecke nutzen andere Pflegeheime, ambulante Dienste oder Behinderteneinrichtungen die Mitarbeiter- und Kommunikations-App LUCI denn so? Aus diesem Grund haben wir in diesem Blogpost einmal die 5 wichtigsten Praxis-Tipps für Sie zusammengestellt.
1. Aktuelle Neuigkeiten – Mitarbeitende wirksam Up-to-Date halten
DIE AUSGANGSSITUATION
Sicher haben auch Sie diesen Satz schon oft von einem Ihrer Mitarbeitenden gehört: „Davon habe ich nichts gewusst.“ Oder: „Das hat mir keiner gesagt.“ Solche oder ähnliche Aussagen zeigen, dass Sie Ihr Personal mit Ihren analogen und dezentralen Kommunikationskanälen bislang nur schlecht erreichen. Häufig kommt die Info überhaupt nicht oder viel zu spät an. Zudem ist es extrem schwer, alle gleichzeitig zu erreichen.
DIE LÖSUNG
Kommunizieren Sie über die App LUCI täglich das wichtigste für den morgigen Tag: Speiseangebote, Geburtstage, Jubiläen, Neueinzüge, Termine sowie Freizeit- und Therapieangebote. Verbreiten Sie auf diesem Wege auch Änderungen von Abläufen, Prozessen und Standards. Zum Beispiel Änderungen bezüglich der Dienstzeiten, Raucherpausen oder die erstmalige Einführung von Luftreinigungsgeräten. Natürlich können Sie so auch verstorbenen Bewohnern gedenken und Unternehmensnachrichten – zum Beispiel die Einführung einer neuen Software – effektiv bekannt machen.
Die Mitarbeitenden erhalten eine Push-Benachrichtigung, wenn ein neuer Newsbeitrag erscheint. Ob sie in gleich oder später lesen, entscheiden sie natürlich selbst. So bleiben alle auf dem neuesten Stand, ohne sich erst im Betrieb in einen PC einloggen, die Pinnwand durchsuchen oder mit Kolleginnen und Kollegen sprechen zu müssen. Das Gute daran ist: Mit der App LUCI haben in nur 3-4 Stunden bereits mehr als 80% der Mitarbeitenden die Nachricht gelesen.
2. Effektiver zusammenarbeiten und sich abstimmen
DIE AUSGANGSSITUATION
Nicht alle Mitarbeitenden eines Teams haben eine E-Mail Adresse beziehungsweise Zugang zu einem PC. Das erschwert die Abstimmung zwischen einzelnen Mitarbeitenden und auch in Gruppen oder ganzen Teams. Wer dieses Problem durch die Nutzung von WhatsApp Gruppen zu lösen versucht, hat gleich ein noch viel größeres Problem. Denn das ist nicht datenschutzkonform und kann hohe Strafen nach sich ziehen.
DIE LÖSUNG
Die Chats der LUCI App ermöglichen den schnellen, spontanen und unkomplizierten Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen – immer, überall, in jeglicher Konstellation und vor allem gesetzes- und datenschutzkonform. Dabei gibt es unendlich viele sinnvolle Möglichkeiten, für welche Zwecke Sie solche Chatgruppen nutzen können: Wohngruppen, Berufsgruppen (Pflegekräfte, Therapeuten, Reinigung, Küche, Service, Haustechnik), spezielle Dienste (Rufbereitschaft, Nachtwachen, Sitzwachen), Unternehmensbereiche (Management, Verwaltung, HR, QM, Sozialdienst, Marketing, Wäscherei, IT), Azubis sowie themenbezogene Gruppen (z. B. Dekoration, Nutzer von Firmenfahrzeugen, Flohmarkt).
3. Arbeits- oder Dienstanweisungen kommunizieren und bestätigen lassen
DIE AUSGANGSSITUATION
Sie kennen das: Sie haben eine wichtige Dienstanweisung verfasst und möchten, dass jeder Mitarbeitende diese mittels Unterschrift quittiert, damit das Personal zu einem späteren Zeitpunkt nicht einwenden kann, nichts davon gewusst zu haben. Egal ob Sie jeden einzeln per Brief anschreiben oder eine Art Umlaufverfahren im Betrieb nutzen – so oder so dauert das Ganze einige Wochen. Und am Ende muss eine Verwaltungskraft immer den letzten Unterschriften hinterherlaufen. Das ist personal- und zeitintensiv.
DIE LÖSUNG
Versenden Sie Ihre Arbeits- und Dienstanweisung bequem als Newsbeitrag in der App LUCI und aktivieren Sie die Funktion „Lesebestätigung“. Dem Beitrag wird damit der Button „als gelesen bestätigen“ hinzugefügt. Sobald der Mitarbeitende nach dem Lesen der Arbeitsanweisung diesen Knopf gedrückt hat, wird diese Aktion im Content-Management System in einer Liste erfasst. So behalten Sie stets den Überblick, wer bereits eine Lesebestätigung abgegeben hat und wer nicht. Denjenigen, die am Ende das Lesen nicht quittiert haben, können Sie ganz leicht eine Erinnerung per Push-Benachrichtigung zukommen lassen. Das Ergebnis der Lesebestätigungskampagne können Sie als PDF exportieren.
4. Mikro-Umfragen – Mitarbeitende beteiligen und wertschätzen
DIE AUSGANGSSITUATION
Vor dem Hintergrund des allgemeinen Personalmangels in der Pflege wird die Mitarbeiterbindung zu einem spielentscheidenden Faktor. Nur wie entsteht Bindung? Wie kann ich diese als Arbeitgeber fördern? Und wie kann ich meinem Personal zeigen, dass es wertgeschätzt wird? Fragen, die vielen Arbeitgebern in der Pflege den Schweiß auf die Stirn treibt.
DIE LÖSUNG
Menschen fühlen sich unter anderem dann wertvoll, wichtig und wertgeschätzt, wenn man sie um ihre Meinung fragt, sie an Entscheidungsprozessen beteiligt bzw. sie dazu ermutigt, das Geschehen im Betrieb in einem angemessenen Rahmen aktiv mitzugestalten. Deshalb sollten Sie die Umfrage-Funktion der App LUCI für Mikro-Umfragen nutzen. Lassen Sie Ihr Personal auf diesem Weg zum Beispiel den Mitarbeitenden des Monats wählen, den Termin für das bevorstehende Sommerfest ermitteln oder die Farbe des neuen Polo-Shirts identifizieren.
5. Häufige Abläufe in Form von Formularen digitalisieren und Zeit sparen
DIE AUSGANGSSITUATION
In Pflegeheimen und ähnlichen Sozialbetrieben gibt es unzählige Prozesse und Abläufe, die sich ständig wiederholen. Das kann eine Krankmeldung, ein Sturzprotokoll, die Anforderung eines Katheters oder das Feedback zu einer Fortbildung sein. Üblicherweise werden sie bislang analog und papierbasiert organisiert: Es gibt Formularvordrucke, die man sich an der Rezeption oder in der Verwaltung abholen kann. Nach dem Ausfüllen wird das Formular der zuständigen Person ins Fach gelegt. Sobald sich diese der Sache angenommen hat, gibt’s ein schriftliches oder mündliches Feedback. Zu guter Letzt verschwindet der Antrag in einem dicken Leitz-Ordner. Das ist zeitintensiv und zieht einen hohen Papierverbrauch nach sich.
DIE LÖSUNG
Mit der Formularfunktion der App LUCI digitalisieren und automatisieren sie solche Prozesse im Handumdrehen. In kürzester Zeit können sie Formulare im Content-Management System anlegen und ihrem Personal auf der App zur Verfügung stellen. Vom Mitarbeitenden eingesendete Formularanfragen können ganz leicht als PDF exportiert und in anderen Systemen weiterverarbeitet werden. Nutzen können Sie das ganz vielfältig – zum Beispiel für Urlaubsanträge, die Anforderung einer Reinigung, eines Fahrdienstes oder eines Hausmeisters oder die Meldung eines Defekts.
Sie sind an einer sicheren Kommunikations-App für Ihr Pflegeheim oder eine andere soziale Einrichtung interessiert? Wenn ja, dann nehmen Sie nachfolgend Kontakt mit uns auf.
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