Sie werden nicht erraten,
was sich auf den zweiten Blick offenbart hat
Erstes Telefonat (im Herbst 2021)
Kunde: „Herr Kaiser, die Corona-Pandemie hat den Alltag in unserem Pflegeheim stark beschleunigt. Was am Morgen noch galt, ist oft am Abend schon wieder überholt. Wir müssen schneller kommunizieren. Sie sind unser Berater. Suchen Sie für uns eine Mitarbeiter-App.“
Ich: „Das macht Sinn. Ein Vorschlag: Wir analysieren das Angebot bzw. den Markt und melden uns dann in Kürze wieder bei Ihnen. Ist das okay?“
Kunde: „Ja, bitte!“
Zweites Telefonat (fünf Wochen später)
Ich: „Hallo, wir haben uns das Angebot genau angesehen. Es gibt einige gute Mitarbeiter-Apps. Auf den ersten Blick überzeugen sie, da sie ganz viel können. Aber auf den zweiten Blick, wenn wir uns diese Apps durch Ihre Brille als Pflegeheimbetreiber ansehen, dann passen sie nur noch bedingt.“
Kunde: „Das ist ja interessant. Aber wie kommen Sie darauf?“
Ich: „Neben ein paar weiteren Punkten ist das zentrale Problem, dass diese Mitarbeiter-Apps ohne Branchenfokus programmiert wurden. Sie sind standardisiert und wollen es allen Branchen recht machen. Diese Mitarbeiter Apps bieten einiges, was Sie nicht benötigen. Und andere Dinge, die nur Pflegeheime benötigen, haben sie nicht im Angebot.“
Kunde: „Ah, verstehe. Und was könnte das in der Konsequenz für Folgen haben?“
Ich: „Das reduziert den Nutzen und die Bedienerfreundlichkeit. Es besteht die Gefahr, dass Ihr Personal eine solche App boykottiert . Ihre Investition wäre dann ein Rohrkrepierer.“
Kunde: „Vielen Dank für dieses wichtige Insiderwissen. Könnten Sie denn eine Mitarbeiter-App entwickeln, welche speziell auf unsere Branche zugeschnitten ist und alles Überflüssige weglässt?
Ich: „ Das ist eine spannende Herausforderung, die ich hiermit gerne annehme!“
Derjenige, der den zweiten Blick wagte [Autor]
Hallo,
mein Name ist Mike Kaiser. Ich bin der Gründer und Geschäftsführer der Mitarbeiter-App LUCI. Oben habe ich Ihnen erzählt, wie alles angefangen hat. Nun erfahren Sie die Details der Erfolgsgeschichte. Lesen Sie also gerne weiter.“
Viele Grüße
Springen Sie zu den Themen
Aurelius-Hof. Zeit für Menschlichkeit. (1)
Knoten, die gelöst werden mussten (2)
Auf zu neuen Gipfeln (3)
Warum andere Mitarbeiter-Apps durchgefallen sind (4)
LUCI – der Schlüssel zu einer positiven Zukunft (5)
So wurden Nägel mit Köpfen gemacht (6)
Diese Kühe holt LUCI für den Aurelius-Hof vom Eis (7)
Die Firma. App-solut großartig. (8)
Kommt bald der Fluxkompensator? (9)
Jetzt LUCI in Aktion sehen und durchstarten (10)
Bonus: Ablauf der Implementierung [exemplarisch] (11)
FAQ’s Fragen und Antworten (12)
Fallstudie
Aurelius-Hof. Zeit für Menschlichkeit.
✓ Altenpflegeheim in Hessen
✓ 123 Betten und knapp 200 Mitarbeitende
✓ Hoher Qualitätsanspruch
Der Aurelius-Hof ist ein vollstationäres Altenpflegeheim in Mainhausen bei Offenbach (Hessen). Knapp 200 Mitarbeitende geben Tag für Tag ihr Bestes, um den Aurelius-Hof zu einem besonderen Ort zu machen: einem Ort, an dem sich die 123 Bewohnerinnen und Bewohner wie in einer Familie ganz zu Hause fühlen und gleichzeitig erstklassige Pflege und Betreuung in Anspruch nehmen können.
Der Aurelius-Hof ist von Anfang an mit hohen Maßstäben und Ansprüchen geführt worden. Seit seiner Gründung im Jahr 2004 wurden alle Qualitätsprüfungen mit der MDK-Bestnote 1,0 abgeschlossen. Das Haus mit dem einprägsamen Slogan „Zeit für Menschlichkeit“ wurde mehrfach von der Zeitschrift Focus in die Liste der 100 besten Pflegeheime Deutschlands gewählt und auch Bewohner, Angehörige und Partner vergeben immer wieder Bestnoten bei Umfragen.
„In der überwiegenden Anzahl der Pflegeheime wird WhatsApp für dienstliche Zwecke genutzt. Den meisten Betreibern ist aber nicht klar, dass sie damit gegen geltendes Recht verstoßen und diese Rechtsverletzung sehr teuer werden kann. Eine Gefahr, die sich ganz leicht vermeiden lässt.“
Knoten, die gelöst werden mussten
- Personal entlasten sowie die Einrichtung trotz allgemeiner Personalknappheit effizient und widerstandsfähig betreiben
- Interne Kommunikation verbessern: Alle Mitarbeiter wirksam mit wichtigen Nachrichten erreichen
- Zeit und Geld sparen: schneller und ortsunabhängiger Informationszugriff
- Sicher und datenschutzkonform arbeiten: das Problem WhatsApp
1. Personal entlasten sowie die Einrichtung trotz allgemeiner Personalknappheit effizient und widerstandsfähig betreiben
Laut Statistik der Bundesagentur für Arbeit vom Mai 2021 ist der Personalmangel in der Altenpflege enorm: Auf 100 offene Stellen kommen lediglich 26 Bewerber1 Vgl. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt – Arbeitsmarktsituation im Pflegebereich. Nürnberg, Mai 2021. Mit dieser Situation muss jedes Pflegeheim irgendwie zurechtkommen und umgehen. So auch der Aurelius-Hof. Die Umsetzung einer modernen Strategie zur Personalbeschaffung hält das Problem in vergleichsweise tragbaren Grenzen, kann es aber auch nicht in Luft auflösen.
Wenn trotz aller Bemühungen mehrere Mitarbeitende einmal gleichzeitig ungeplant ausfallen, springen die verbleibenden Mitarbeitenden ein, was bei diesen natürlich zu einer vorübergehenden Mehrbelastung führt. Sollte dieser Ausnahmezustand zu lange andauern, könnte das unerwünschte Folgen haben. Jede pflichtbewusste Geschäftsleitung muss dem natürlich entgegenwirken. Im besten Fall präventiv. Für eine bestmögliche Entlastung des Personals, mehr Effizienz, Produktivität und vor allem Widerstandskraft.
2. internE KOMMUNIKATION VERBESSERN: Alle Mitarbeiter wirksam mit wichtigen Nachrichten erreichen
Die Corona-Pandemie ist ein flankierender Belastungsfaktor. Es liegt in der Natur dieser Krisensituation, dass oft Dinge, die am Morgen noch galten, am Abend schon wieder überholt sind. Mit der Corona-Pandemie hat sich vieles beschleunigt und die analogen Kommunikationskanäle waren dieser neuen Geschwindigkeit nicht mehr gewachsen. Bislang hatte man wichtige Mitteilungen und Dienstanweisungen ausgedruckt und am Schwarzen Brett aufgehängt oder als Briefe über die Personalpostfächer verteilt. Früher erfüllte das seinen Zweck. Aber nun hatten die Informationen sehr oft schon ihre Halbwertszeit überschritten, bevor sie von den Mitarbeitenden vor Ort in der Einrichtung gelesen worden waren.
Eine unzureichende Digitalisierung und eine nicht vorhandene Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle sorgten für einen zu langsamen Informationsfluss. Dies konnte unnötige Reibungsverluste (Missverständnisse, unkoordinierte Handlungen etc.) nach sich ziehen. Umstände also, die zudem eine reduzierte Widerstandskraft des Unternehmens bewirken konnten und deshalb schnell nach einer Lösung verlangten.
„Wenn allgemeine Personalknappheit herrscht, dann muss wenigstens das aktive Personal so weit wie möglich geschont und befähigt werden, effektiv und effizient zu arbeiten. LUCI leistet diesbezüglich einen wichtigen Beitrag. Wir hätten uns schon viel früher für die App entscheiden sollen. Ich bin absolut zufrieden.“
Da die Mitarbeitenden des Aurelius-Hofes praktisch denken und lösungsorientiert handeln, hatten sie von sich aus begonnen, ein Werkzeug für die betriebliche Kommunikation zu verwenden, das sie bereits aus ihrem Privatleben kannten: WhatsApp.
Der Haken daran: Der Einsatz von WhatsApp im wirtschaftlichen Alltag ist rechtlich nicht zulässig und verstößt gegen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies hätte sogar eine Abmahnung sowie eine Geldbuße nach sich ziehen können.
Als sich bei einer hausinternen Umfrage dann auch noch herausstellte, dass im Aurelius-Hof 25 nicht betrieblich veranlasste WhatsApp-Gruppen aktiv waren, war allen nicht nur klar, dass es einen entsprechenden Bedarf gab, sondern auch, dass sich hier sehr schnell etwas ändern musste.
Wie kommt Luci beim Personal an?
Katarina Predehl
Belegungs- und Personalmanagement, Aurelius-Hof
Auf zu neuen Gipfeln
- Informationen digital in Echtzeit teilen
- App-Plattform speziell für Pflegeheime
- Personal entlasten und Widerstandskraft stärken
Wenn es selbst unter Ausschöpfung aller gegebenen Optionen dem Pflegeheim Aurelius-Hof nur bedingt möglich ist, den allgemeinen Personalmangel abzuschaffen, so muss wenigstens der Alltag des momentan angestellten Personals so weit wie möglich vereinfacht, bequemer und effizienter gemacht werden.
Deshalb war der Aurelius-Hof auf der Suche nach einer Softwarelösung, die alle Mitarbeitenden mobil verbindet und über die Informationen digital und in Echtzeit geteilt werden können.
Dies ist vor allem in Krisensituationen von großem Vorteil, wenn beispielsweise eine signifikante Veränderung bei der Anzahl der Corona-Fälle eintritt und deshalb schnell abteilungsübergreifende Ad-hoc-Anpassungen von Besuchsregelungen, Dienstplänen und Betreuungsangeboten umgesetzt werden müssen.
Es sollte eine App-Plattform sein, die die gewünschte Sicherheit und Flexibilität bietet und die gleichzeitig auf die besonderen Bedürfnisse von Pflegeheimbetrieben eingeht und diese berücksichtigt. Sie sollte eine intuitive Benutzeroberfläche vorhalten, die mit Facebook und WhatsApp vergleichbar ist.
Schlussendlich sollte die Einführung einer solchen Lösung den Aurelius-Hof widerstandsfähiger für und in Krisensituationen machen.
„Unser Alltag beschleunigt sich immer weiter. LUCI hilft uns in allen betrieblichen Situationen, uns schnellstmöglich zu synchronisieren. Das ist ein großer Pluspunkt und macht uns als Einrichtung insgesamt widerstandsfähiger. Es ist also eine wertvolle App.“
Warum andere Mitarbeiter-Apps durchgefallen sind
- Bisherige Mitarbeiter-Apps haben keinen Branchenfokus
- Anbieter von Mitarbeiter-Apps sind in der Regel keine Pflegeexperten
- Pflegeheime haben besondere Anforderungen
- Ohne Branchenfokus keine optimale Bedienerfreundlichkeit
- Mangelnde Nutzerzentrierung erhöht Risiko für Boykott und Fehlinvestition
Es wurde daraufhin eine fundierte Wettbewerbsanalyse erstellt, bei der alle Anbieter von Mitarbeiter-Apps untersucht, bewertet und verglichen wurden.
Das Wichtigste in Kürze:
Anbieter standardisierter Mitarbeiter-Apps sind in der Regel keine Pflegeexperten
Anbieter standardisierter Mitarbeiter-Apps haben in der Regel kein Pflegeheim oder eine ähnliche Einrichtung geführt und kennen somit das Alltagsgeschäft nicht aus der eigenen Erfahrung.
Standardsoftware: Bisherige Mitarbeiter-Apps haben keinen Branchenfokus
Ihr Angebot ist vereinheitlicht und richtet sich an nahezu alle Branchen. Ihre Produkte decken viele Eventualitäten ab und sind somit per se komplexer. Für viele Branchen, die relativ ähnliche Anforderungen und Anwendungsfälle haben, ist das okay.
Pflegeheime haben besondere Anforderungen
Durch die Brille eines Pflegeheimbetreibers passen standardisierte Mitarbeiter-Apps jedoch nur bedingt. Sie bieten einiges, was ein Pflegeheim nicht benötigt. Und andere Funktionen, die nur Pflegeheime benötigen, haben sie nicht im Angebot.
Keine Branchenlösung, kein Optimum bei Nutzen und Bedienerfreundlichkeit
Die bisherigen Mitarbeiter-Apps sind in Bezug auf Pflegeheime nicht nutzerzentriert entwickelt. Das Vorhandensein überflüssiger Funktionen sowie das Fehlen von branchenspezifischen Elementen verringern die Bedienerfreundlichkeit und den Nutzwert.
Mangelnde Nutzerzentrierung erhöht Risiko für Boykott und Fehlinvestition
Die Aufgeschlossenheit von Pflegeheimmitarbeitenden gegenüber neuen digitalen Werkzeugen ist begrenzt. Da ein Boykott der Mitarbeiter und eine Fehlinvestition vermieden werden sollten, fiel die Wahl auf die Mitarbeiter App LUCI, die speziell auf die Pflegebranche ausgerichtet ist.
LUCI – der Schlüssel zu einer positiven Zukunft
- App, welche die speziellen Bedürfnisse eines Pflegeheims erfüllt
- App, welche erstmalig alle Mitarbeitenden verbindet
- Ohne Risiko – sicher und datenschutzkonform
Mit LUCI hat der Aurelius-Hof eine App-Plattform gefunden, die alle zuvor genannten Anforderungen vollständig erfüllt und zugleich keinen der erwähnten Nachteile aufweist:
- LUCI ist eine App speziell für die Pflegebranche.
- LUCI verbindet erstmalig alle Mitarbeitenden an einem zentralen mobilen Ort.
- Ohne Risiko: Die App ist sicher und datenschutzkonform. Die Daten werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt und auf einem Server in Deutschland gespeichert.
- Die App trägt das Branding (Logo plus Farbgebung) des Aurelius-Hofes. Das ist professionell, fördert die Identifikation mit dem Betrieb und beflügelt die Akzeptanz.
- LUCI ist einfach und intuitiv – jeder kann ohne Vorkenntnisse sofort starten.
- Verschiedene Arten von Gruppen und Informationsstreuung sind möglich.
- Zunehmend kontaktloser Informationsaustausch ermöglicht eine indirekte Senkung des Corona-Infektionsrisikos.
- Mitarbeitende ohne Smartphone können sich am Gemeinschafts-Tablet im Personalaufenthaltsraum in die App einloggen und so die Informationen am Arbeitsplatz abholen.
So wurden Nägel mit Köpfen gemacht
- Individuelle Begleitung stellt sicher, dass die Einführung ein voller Erfolg wird
Es erfolgte eine Beratung zur Individualisierung der App-Plattform, zu unterstützenden Marketingmaßnahmen und zur Anpassung der internen Kommunikationsprozesse. Autoren und Administratoren wurden geschult. Es wurde auf die Einhaltung von rechtlichen Grundlagen hingewiesen sowie auf Wunsch ein Kontakt zu einer spezialisierten Rechtsberatung hergestellt.
Bei einer moderierten Sammelveranstaltung wurde die App in einfacher Sprache persönlich vorgestellt. Im Anschluss erhielten die Mitarbeitenden praktische Hilfe beim Einrichten der App.
Wie kommt Luci beim Personal an?
Stefanie Herden
Leitung Rezeption, Aurelius-Hof
Diese Kühe holt LUCI für den Aurelius-Hof vom Eis
- Direkte und abteilungsübergreifende Kommunikation
- Alle Mitarbeiter sind schneller und zuverlässig erreichbar
- Aktuelle, übersichtliche und stets verfügbare Informationen
- Zeit sparen und effizient zusammenarbeiten
- Personal entlasten und binden
- Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
- Geld sparen
- Krisen souverän meistern, dank höherer Widerstandskraft
Mit der App LUCI hat der Aurelius-Hof seine interne Kommunikation digitalisiert, zentralisiert und beschleunigt. Dass das Pflegeheim nun nicht mehr auf LUCI verzichten möchte, hat viele Gründe – alle davon sind positiv.
Die Ergebnisse im Einzelnen:
Direkte und abteilungsübergreifende Kommunikation
Alle Mitarbeitenden haben innerhalb der App ein persönliches Profil und können sich darüber direkt gegenseitig kontaktieren. Daneben können Teams oder Projekte Chatgruppen für ihren unkomplizierten Austausch nutzten: Wohnbereiche, Nachtwachen, Azubis, Rufbereitschaft, Therapeuten, Qualitätsmanagement, Sitzwachen, Küche, Abstrichteam, Verwaltung, Haustechnik oder Dekoteam – um nur einige zu nennen. Damit ist jeder Mitarbeiter nur einen Klick von jedem anderen Mitarbeiter entfernt.
Alle Mitarbeiter sind schnell und zuverlässig erreichbar
Durch LUCI können Informationen mit allen Mitarbeitenden oder einer bestimmten Gruppe in wenigen Sekunden zuverlässig geteilt werden. Verantwortliche erreichen so auch Mitarbeiter, die über keinen Computerarbeitsplatz verfügen. Die Sorge, bedeutsame Informationen zu verpassen, ist weggefallen. Lesebestätigungen geben Verantwortlichen die Gewissheit, dass jeder Adressat eine relevante Mitteilung gelesen hat.
Aktuelle, übersichtliche und stets verfügbare Informationen
App und Inhalte werden zentral von Autoren und Administratoren aus dem Kreis der Mitarbeitenden verwaltet. Ein Klick genügt und alle Mitarbeiter verfügen orts- und zeitunabhängig über die neuesten Informationen. Diese stehen rund um die Uhr 365 Tage im Jahr zur Verfügung. Eine integrierte Suchfunktion erleichtert die Auffindbarkeit. Bequem ist dabei ferner, dass sich Mitarbeiter bei Bedarf auch zu Hause über aktuelle Neuigkeiten informieren können.
Zeit sparen und effizient zusammenarbeiten
Das Teilen von Informationen in Echtzeit befähigt das Personal, insbesondere in Krisenzeiten zu nahezu jedem Zeitpunkt selbstständig die richtige Entscheidung zu treffen. So können Wegezeiten reduziert und Doppelarbeiten vermieden werden. Die App spart Zeit, senkt die Fehlerquote und minimiert Missverständnisse. Dadurch wird verzögerungsfreie, top koordinierte und effektive Zusammenarbeit möglich.
Personal entlasten
Die Effizienz, die LUCI schafft, hat einen wertvollen Nebeneffekt: Das Personal wird wirkungsvoll entlastet. Denn durch die Zeitersparnis entstehen Freiräume, die wieder den wirklich wichtigen Dingen zugutekommen: Zeit für die Bewohner, Zeit zum Durchatmen.
Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
Die Einführung der App war unkompliziert. Aufgrund des logischen und selbsterklärenden Aufbaus, der klaren Struktur und der einfachen Bedienbarkeit gab es nur sehr geringe Hemmschwellen bezüglich der Nutzung. Schon nach kurzer Zeit hatte sich LUCI im Pflegealltag etabliert und bewährt.
Personal binden
Der entlastende Effekt der App zieht mehr Motivation und Zufriedenheit nach sich. Durch die Like- und Kommentarfunktion sind neue Räume für Feedback und Dialog entstanden. Die Mitarbeiter bringen sich mehr ein und das Wirgefühl wird gestärkt.
Geld sparen
Mithilfe von LUCI können die Mitarbeitenden günstiger erreicht werden, da es nur noch wenige Aushänge gibt und der Papierverbrauch sowie der Arbeitsaufwand deutlich reduziert wurden. Personal, das weniger oft an seiner Belastungsgrenze arbeiten muss, hat weniger Krankheitstage und bedingt eine reduzierte Fluktuation. Bei durchschnittlichen Fluktuationskosten in Höhe von ca. 15.000 Euro pro Stelle und einem Fluktuationsfaktor von 4 bis 9 ist das Einsparpotenzial groß.
Krisen souverän meistern
Nur wenn komplexe Anforderungen, die schnelle Reaktionszeiten erfordern, auch zeitnah umgesetzt werden, können Krisensituationen souverän gemeistert werden. LUCI hat dafür die notwendige Voraussetzung geschaffen und den Aurelius-Hof robuster und widerstandsfähiger gemacht.
LUCI stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten, um so vor allem in Krisensituationen zielgerichtet und effektiv handeln zu können.
Die Firma. App-solut großartig.
LUCI ist die führende Mitarbeiter-App speziell für die interne Kommunikation von Pflegeheimen und anderen sozialen Betrieben, die effektiv und effizient mit ihrem Personal interagieren wollen.
Die App-Plattform LUCI ist ein zentraler digitaler Hafen, der den Austausch von Menschen in und mit diesen Einrichtungen bequemer, sicherer und günstiger macht. Wir differenzieren uns von unseren Mitbewerbern durch unsere 20-jährige Branchenexpertise und unsere persönliche Erfahrung im Betrieb von sozialen Einrichtungen.
Wie kommt Luci beim Personal an?
Tina Regenhardt
Kommt bald der Fluxkompensator?
- LUCI befindet sich auf einer Mission: Den Alltag aller Akteure zu verbessern, die in und mit Pflegeheimen im Austausch stehen.
In der Zukunft wird LUCI zwar keinen Fluxkompensator bauen, aber dafür das Kommunizieren und Interagieren in und mit Pflegeheimen noch weiter verbessern.
Schnittstelle zu Dienstplanprogrammen
Automatische Übersetzungsfunktion
Apps für weitere Akteure des Ökosystems
Jetzt LUCI in Aktion sehen und durchstarten
Vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit Demo und starten Sie in wenigen Tagen mit Ihrem kostenlosen Testkonto. Einen Termin für ein Videotelefonat mit dem Geschäftsführer Mike Kaiser können Sie ganz einfach vereinbaren, indem Sie auf den nachfolgenden Button klicken.
Per Post
LUCI GmbH, Rheinwerkallee 6, 53227 Bonn
Bonus: Ablauf der Implementierung [exemplarisch]
| 01 | Einführungszeitplan definieren |
| 02 | Mitarbeiterinformation herausgeben "Wir bekommen eine eigene App!“ |
| 03 | Marketing-Aktionen zur Einführung der App entwickeln und anstoßen |
| 04 | Rechtliche Grundlagen prüfen sowie ggf. notwendige Dokumente von einer Rechtsberatung erstellen lassen |
| 05 | Administratoren, Autoren und Community-Manager bestimmen |
| 06 | Chatgruppen und deren Mitglieder definieren |
| 07 | Prozessanpassungen in der Verwaltung festlegen: Wer erstellt, ändert und löscht wann einen Nutzer? Wer erstellt wie und wann Chatgruppen und organisiert die Mitgliedschaften? Wer übernimmt nach dem Rollout der App die Einführung der App bei neuen Mitarbeitern? Wer plant, erstellt und verwaltet wie und nach welchem redaktionellen Zeitplan welche News-Beiträge? Wer betreut in welcher Form als Unternehmensvertretung die App-Nutzer? |
| 08 | Online-Schulung der Administratoren und Autoren |
| 09 | Nutzer im System anlegen |
| 10 | Fairplay-Regeln aufstellen |
| 11 | Große Gruppenveranstaltung zur Einführung der App |
FAQ’s: Fragen und Antworten
Was ist eine Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App ermöglicht Kommunikation. Sie ist eine digitale Plattform für interne Kommunikation und ersetzt weitestgehend analoge Kommunikationskanäle wie zum Beispiel das Schwarze Brett oder reale Postfächer. Eine solche Mitarbeitenden-App bündelt die Verständigung an einem zentralen Ort. Sie dient dem Informationsaustausch des Unternehmens mit den Mitarbeitenden als auch dem Austausch der Kollegen und Kolleginnen untereinander. Eine Mitarbeiter-App ist in erster Linie mobil. Das heißt, sie wird von den Nutzenden vor allem auf einem mobilen Endgerät genutzt und entspricht somit dem Grundsatz „Mobile First“. Dies ist insofern von Vorteil, als damit Informationen prinzipiell jederzeit und an jedem Ort ausgetauscht werden können und nicht nur am Arbeitsplatz. Oft nutzen die Mitarbeitenden hierfür ihr privates Gerät, in der Regel ihr persönliches Smartphone. Ein Prinzip, das mittlerweile in Unternehmen weit verbreitet ist und als BYOD (Bring your own device) bezeichnet wird.
Welche allgemeinen Vorteile hat eine App?
1. Apps sind einfach verfügbar
Egal ob Android oder iPhone – mittlerweile hat in der Regel jeder Mitarbeitende eines Pflegeheims ein Smartphone. Da Apps nicht in einem Laden gekauft, sondern ganz bequem online in App Stores heruntergeladen werden können, ist die Bereitstellung einer Mitarbeitenden-App grundsätzlich sehr leicht sowie einfach und schnell umsetzbar.
2. Apps sind einfach zu bedienen
Apps sind meist sehr benutzerfreundlich: Mit einem leichten Fingerdruck und wenigen Klicks können sie installiert und auch bedient werden. Wer im Reich der Apps große und komplizierte Anwendungen sucht, die man aus der Welt der PCs kennt, der sucht normalerweise vergeblich. Apps laden schnell und sind dank einer durchdachten Navigation intuitiv bedienbar – ein wesentlicher Erfolgsgarant bei der Einführung einer neuen Mitarbeiter-App.
3. Apps ermöglichen zeit- und ortsunabhängige Kommunikation
Charakteristisch für Pflegeheime sowie ähnliche soziale Einrichtungen ist, dass sie 365 Tage im Jahr und 24 Stunden am Tag geöffnet sind. Dies bedingt, dass im Schichtbetrieb gearbeitet wird und nicht alle Mitarbeitenden zur selben Zeit vor Ort sind. Hinzu kommt, dass der überwiegende Teil der Mitarbeitenden keinen Computer-Arbeitsplatz nutzt, sondern am Bett, in der Küche oder im Garten arbeitet. Aushänge, Mitarbeiterzeitschriften, klassische Intranets und E-Mails sind deshalb wenig effektiv. Demgegenüber ist die Mitarbeiter-App immer und überall verfügbar. Ähnliches gilt aber auch für Unternehmen mit vielen Filialen, einem großen Außendienst oder Logistikern.
4. Stärkung Ihrer Arbeitgeber-Marke
Sie zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass Ihr Pflegeheim im digitalen Zeitalter angekommen und ein moderner Betrieb ist. Das kann insbesondere für die Akquise von neuem Personal von entscheidender Bedeutung sein.
5. Verbesserung des Umweltschutzes
Mit der Einführung der Mitarbeiter-App LUCI können Sie auf den Druck von Mitteilungen und Mitarbeiterzeitschriften verzichten. Somit reduziert sich das Papieraufkommen, was zur Folge hat, dass weniger Bäume abgeholzt werden müssen (ca. 3 Bäume pro 100 Nutzer und Monat). Außerdem kann das Postaufkommen verringert werden, was eine Verminderung des Transport- und Verkehrsaufkommens sowie von Schadstoffemissionen nach sich zieht.
Auswahlfaktoren: Wie finde ich die beste Mitarbeiter-App für Pflegeheime?
Ein gravierender Fehler, der bei der Auswahl einer neuen Software gerne passiert, ist, dass zu Beginn eine lange Liste mit Funktionen und Features gemacht wird, statt Antworten auf die eine zentrale Frage zu finden: Was wollen wir eigentlich durch den Einsatz der Mitarbeiter-App erreichen? Welche Probleme sollen mit der Mitarbeiter-App gelöst werden? Welche alltäglichen Aufgaben sollen künftig besser erledigt werden? Welche konkreten Resultate, Vorteile und Ziele sollen erlangt werden?
Finden Sie Antworten auf diese Fragen und überlegen Sie anschließend, welche Funktionen Sie schlussendlich dafür benötigen. Beachten Sie dabei den Grundsatz „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“ Denn was nützt Ihnen ein riesiger Funktionsumfang, wenn Ihre Mitarbeitenden schon beim ersten Anblick der Mitarbeiter-App vollkommen überfordert sind und die App am Ende nicht mehr nutzen möchten?
Suchen Sie sich also am besten die App aus, die genau das bietet, was Sie im Betrieb Ihrer Pflegeeinrichtung bestmöglich unterstützt und alles andere weglässt. Eine Mitarbeiter-App, die für Ihre Bedürfnisse als Pflegeheim maßgeschneidert wurde.
Daneben sollten Sie ferner auf folgende Auswahlfaktoren achten:
- Branchenerfahrung des Software-Anbieters
- Einfache und intuitive Bedienung
- Geschlossene, administrierbare Umgebung
- Sichere und DSGVO-konforme Umgebung
- Cleveres und unterstütztes Onboarding
- Rollen- und Berechtigungskonzept, das leicht anpassbar ist
- Minimaler Trainingsaufwand für Administratoren, Autoren und Community-Manager
- Erstklassige, branchenspezifische Kundenbetreuung
Wer kann auf die Mitarbeiter-App zugreifen?
Im Gegensatz zu den Peer-to-Peer Ansätzen (WhatsApp, Slack etc.) handelt es sich bei der LUCI App um eine geschlossene Umgebung, die von Ihnen zentral administriert werden kann. Zwar kann die App im Google Play Store und im Apple App Store heruntergeladen werden. Zugriff auf die dort ausgetauschten unternehmensinternen Daten erlangen jedoch nur solche Nutzer, welche zuvor von Ihnen im System angelegt und freigeschaltet wurden.
Diese Nutzer müssen sich immer mit ihren persönlichen Login-Informationen in der App anmelden. Diese bestehen aus der Firmen-ID, dem Benutzernamen und dem persönlichen Passwort. Alternativ ist der Login auch mit den biometrischen Daten (Fingerabdruck, TouchID, FaceID) des Nutzers möglich. Im Falle dessen, dass ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt oder das persönliche Smartphone verliert, können die Administratoren den Nutzer jederzeit inaktiv setzen. Wer nicht mehr Teil des Teams ist oder die Kontrolle über sein Smartphone verloren hat, der darf auch keine lokalen Daten mehr besitzen.
Der Zugriff auf Ihre Mitarbeiter-App erfolgt somit rechtebasiert. So können Sie Informationen, Daten und Prozesse ohne Risiko mobil zur Verfügung stellen, denn ohne Berechtigung kein Zugriff auf die geschlossene Umgebung und ihre Daten. Ihr intellektuelles Kapital (Intellectual Property) ist immer geschützt.
Was gilt es bei der Einführung einer Mitarbeiter-App zu beachten?
Bei der Einführung einer Mitarbeitenden-App gibt es eine Reihe von Dingen zu beachten. Die erste und wichtigste Frage betrifft die Zeitachse: Wie dringend ist die Einführung der App? Liegt unter Umständen eine Akut-Situation vor, die eine App-Einführung innerhalb von 48 oder sogar 24 Stunden erfordert? Wenn ja, dann kann das Team der LUCI App das möglich machen. Wenn Sie sich für die Einführung mehr Zeit lassen können, ist das optimaler. Jenseits der Frage, an welchem Tag Sie die App einführen wollen, müssen Sie sich Gedanken zu folgenden Fragen machen:
- Wie sieht unser Einführungszeitplan aus?
- Wer kümmert sich um die Einführung der App?
- Wie soll die Einführung der App im Unternehmen kommuniziert werden?
- Wie legen wir die Nutzer im System an?
- Welche Chatgruppen sollen angelegt werden?
- Wie schaffen wir es, dass möglichst schnell nach Einführung der App möglichst viele Nutzer sich freiwillig anmelden und beginnen, die App zu nutzen?
- Welche rechtlichen Grundlagen müssen wir schaffen?
- Wer kümmert sich um die App nach ihrer Einführung? Wer administriert sie, wer schreibt News-Beiträge, wer gibt Hilfestellungen und wer betreut die Community? Wann sollen diese Personen geschult werden?
- Welche Prozesse müssen in der Verwaltung wie angepasst werden? Welche alten Kommunikationskanäle sollen für welchen Zeitraum parallel genutzt und wann eingestellt werden?
- Wie gehen wir mit Mitarbeitenden um, welche die App nicht freiwillig auf ihrem privaten Smartphone nutzen wollen?
- Nach welchen Fairplay-Regeln soll sich die Kommunikation innerhalb der App richten?
- Mit welchem Redaktionsplan wollen wir in die ersten 4 Wochen der App starten? Gibt es unter Umständen Inhalte, die regelmäßig (z.B. täglich oder wöchentlich) kommuniziert werden müssen?
Jetzt LUCI in Aktion sehen und durchstarten
Vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit Demo und starten Sie in wenigen Tagen mit Ihrem kostenlosen Testkonto. Einen Termin für ein Videotelefonat mit dem Geschäftsführer Mike Kaiser können Sie ganz einfach vereinbaren, indem Sie auf den nachfolgenden Button klicken.
Per Post
LUCI GmbH, Rheinwerkallee 6, 53227 Bonn
- 1