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Anwendungsfall

Vereinfachte automatisierte Self-Service Prozesse (Workflows)

In Einrichtungen des Sozial- und Gesundheitswesens gibt es sehr viele kleine Prozesse und Arbeitsabläufe, die häufig zur Anwendung kommen. Das kann eine Krankmeldung, ein Sturzprotokoll oder eine Reparaturanforderung für den Hausmeister sein. Bislang wurden diese analog und papierbasiert gemanagt: Es gibt Formularvordrucke, die man sich an der Rezeption oder in der Verwaltung abholen kann. Nach dem Ausfüllen wird das Formular der zuständigen Person ins Fach gelegt. Sobald sich diese der Sache angenommen hat, gibt’s ein schriftliches oder mündliches Feedback. Zu guter Letzt verschwindet der Antrag in einem dicken Leitz-Ordner.

Das ist zeitintensiv und zieht einen hohen Papierverbrauch nach sich. Doch das muss heute nicht mehr sein. Mit unserer Formularfunktion und unseren automatisierten Workflows läuten wir eine völlig neue Ära der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Gesundheits- und Sozialwesen ein. LUCI ermöglicht es Ihnen, in kürzester Zeit Formulare ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen zu kreieren und Ihren Mitarbeitenden bereitzustellen.

Das Gute daran ist: Sie können bei jedem Formular eine verantwortliche Person definieren. So können Formulareinsendungen automatisiert und in Echtzeit in den Chat der zuständige Person weitergeleitet werden.

Mitarbeitende wollen schnelle und nahtlose digitale Erlebnisse, und sie wollen sie jetzt.

Das papierlose Büro in der Pflege rückt damit in greifbare Nähe. Aber nicht nur das: Unsere digitalen Formulare ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe, um bis zu 90% geringere Kosten1Vgl. Markovitch, S. et al.: Accelerating the digitization of business processes. McKinsey Digital, 01. Mai 2014; https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/accelerating-the-digitization-of-business-processes, zufriedenere Mitarbeitende und vieles mehr – wie Sie weiter unten noch sehen können.

Alle Anwendungsfälle für automatisierte Self-Service Prozesse (Workflows) mittels Formularen

Anwendungsfallbereiche

  • Stammdaten Management
  • Inhouse Services Management
  • Unfall Management
  • Event Management
  • Hilfmittel Management
  • Ressourcen Management
  • Fuhrpark Management
  • Facility Management
  • Protokollierung von Gesprächen, Meetings und Sitzungen
  • HR und Talent Management
  • Hinweisgeber Management
  • Ideenmanagement
  • Beschwerdemanagement

Anwendungsfälle im Detail

(exemplarisch)

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Stammdatenänderungen (Mitarbeiter/Bewohner)

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Anforderung Hausmeister / Facility Manager: Meldung Defekt / Reparaturauftrag

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Anforderung IT / EDV – Fehlermeldung / Hilfebedarf

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Hinweisgeber Meldestelle (ab 50 Mitarbeiter gesetzlich vorgeschrieben!)

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Sturzprotokoll Bewohner

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Unfallbericht Mitarbeiter

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Veranstaltungsregistrierung

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Anforderung Hilfsmittel (Rollator, Rollstuhl etc.)

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Anforderung Reparatur Hilfsmittel (Rollator, Rollstuhl etc.)

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Einreichung Verbesserungsvorschläge

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Einreichung Beschwerden

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Anzeige einer Nebentätigkeit

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Antrag Elternzeit

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Antrag Gehaltserhöhung

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Vorschlag für Mitarbeiter des Monats

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Mitarbeiter Beurteilungsbogen

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Feedback Dienstplan

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Feedback Weiterbildung / Seminar

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Feedback Jobtausch Mitarbeiter

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Feedback Jobtausch Abteilung

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Mitarbeiter Fragebogen (als Vorbereitung zum Mitarbeitergespräch)

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Urlaubs- und Abwesenheitsantrag

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Krankmeldung (AU)

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Antrag Dienstfahrrad

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Antrag Dienstwagen

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Antrag Dienstwohnung

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Anforderung Fahrservice (für Bewohner/Klienten)

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Anforderung Begleitung eines Bewohners

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Anforderung Therapie/Betreuung für Kurzzeit- oder Tagespflegegäste

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Anforderung (Sonder-) Reinigung

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Nähauftrag Bewohnerkleidung

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Wäschebestellung (Handtücher, Waschlappen etc.)

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Materialbestellung

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Bestellung Inkomaterial

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Anforderung Katheter

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Wartungsprotokolle (z. B. für Wannenlifter, Elektroroller, Absauggeräte, Messgeräte für Körperzustände)

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Inventarisierung von Elektrogeräten

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Sonderbestellung Küche (z. B. Geburtstagskuchen)

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Protokoll Fallgespräch

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Protokoll Schichtübergabe

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Protokoll Teamsitzung

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Protokoll große Übergabe

Wie sieht das für den Nutzer aus?

Übersichtsseite der Formulare in der Mitarbeiter-App

Formular Detailseite – Sie beinhaltet die Angabe der hinterlegten verantwortlichen Person, eine Beschreibung, die individuellen Formularfragen sowie die Möglichkeit zu einem Dateianhang

Formulareinsendungen werden direkt in den Chat der verantwortlichen Person weitergeleitet.

Bekanntmachung eines neuen Formulars / Workflows über den Newsfeed mit integriertem Link zum Formular

Vorteile

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Vereinfachung von Abläufen

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Zeitersparnis

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Entlastung des Personals

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24/7 und ortsunabhängig

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Kürzere Reaktionszeiten

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Ermöglicht Selbstorganisation

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Kostensenkung

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Höhere Arbeitgeberattraktivität

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Bessere Wettbewerbsfähigkeit

Kunden vertrauen LUCI

„LUCI trifft den Nerv der Zeit, ist optimal auf die Bedürfnisse im Sozialwesen ausgerichtet und überzeugt durch einen intuitiven Zugang: Können Sie mit WhatsApp und Facebook umgehen, können Sie auch LUCI bedienen.“

FLORA SINZIG
Social Media Managerin, Diakonie Bergen

„Mit 96% aktiven Nutzerinnen und Nutzern erreichen wir dank LUCI alle Mitarbeitende und Angehörige in kürzester Zeit. Gleichzeitig ist durch LUCI die Identifikation mit dem Unternehmen gestiegen.“

DENNIS KOBILANSKI
Leitung Personal, Aurelius-Hof

„In unserem ambulanten Pflegedienst bin ich immer unterwegs. Durch LUCI bin ich trotzdem jederzeit im Bilde und habe überall Zugriff auf tagesaktuelle Informationen. Das ist für mich als Pflegekraft sehr wichtig.“

STEPHANIE STOYE
Examinierte Pflegekraft, Praxisanleiterin und Wundassistentin, PaK Pflegedienst am Klinikum GmbH

Messbare Resultate:

LUCI macht sich bezahlt

Tage Zeitersparnis pro Mitarbeiter*in / Jahr

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weniger störende Telefonate

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mehr Produktivität

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höhere Zufriedenheit

Preise

Super Preis-Leistungs-Verhältnis. Wählen Sie das Paket, das zu Ihnen passt.

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