Kommunikations-App erfolgreich einführen: Auf diese 8 Punkte müssen Sie achten

Egal ob Sie sich mit Mitarbeitenden oder Angehörigen austauschen möchten – eine Kommunikations-App bringt viele Vorteile für Pflegeheime und andere soziale Betriebe mit sich. Damit sich diese jedoch voll und ganz entfalten können, sollten Sie die nachfolgenden Erfolgsfaktoren für die Einführung der App beachten.

1. Planung

Natürlich können Sie die App in dringenden Fällen auch innerhalb von 48 Stunden in der Pflege einführen. Doch wenn Sie die Zeit haben, dann sollten Sie die Einführung mit etwas Vorlauf planen. So sollten Sie dabei vorgehen:

• Ziele festlegen: Was wollen wir erreichen?
• Verantwortlichkeiten klären: Wer kümmert sich um was?
• Struktur festschreiben: Wie möchten wir den Aufbaue der App individualisieren?
• Aufgaben bestimmen: Was muss alles erledigt werden?
• Prozessanpassungen festlegen: Welche Abläufe müssen wie angepasst werden? Welche Medien sollen wann ergänzt oder ersetzt werden?
• Inhalte planen: Mit welchen Beiträgen wollen wir starten?
• Zeitplan definieren: Wann wird was getan?

Bei der Planung können wir Sie unterstützen. So profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus allen vorangegangenen Projekten.

2. Freiwillige Nutzung

Interne Kommunikation sollte grundsätzlich immer freiwillig sein. Mitarbeitende und Angehörige von Pflegeheimen und anderen sozialen Betrieben entscheiden weitestgehend selbst, welche Informationen sie aus dem Unternehmen erhalten möchten. Je relevanter die Informationen für die eigenen Interessen sind, desto schneller und häufiger werden die Mitarbeitenden und Angehörigen die App nutzen.

Soll die Nutzung verbindlicher werden, müssen Sie vor allem für Mitarbeitende entsprechende Voraussetzungen schaffen, indem Sie Firmen-Smartphones mit entsprechenden Datentarifen zur Verfügung stellen. War das vor einigen Jahren aus Kostengründen noch undenkbar, können Smartphones mittlerweile schon sehr günstig erworben oder über unsere Servicepartner gegen eine monatliche Servicegebühr gemietet werden. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

3. Interne Botschafter

Bei der Einführung von neuen Werkzeugen ist eine breite Akzeptanz sowie die schnelle und effektive Ausräumung von Zweifeln, Bedenken und Blockaden geradezu essentiell. Damit das gelingt, sollten gleich zu Beginn einflussreiche Führungskräfte und interne Meinungsbildnerinnen und Meinungsbildner als Unterstützer aus den eigenen Reihen gewonnen werden.

4. Gute Inhalte

Ihre Mitarbeitenden und Angehörigen werden die App gerne nutzen, wenn Sie gute Inhalte bereitstellen. Folgende Kriterien sollten Sie berücksichtigen:

Relevanz

Inhalte sind relevant für Nutzer, wenn sie den Informationsbedarf der Zielgruppe  angemessen befriedigen, unterhaltsam sind und inspirieren.

Menge & Regelmäßigkeit

Posten Sie nicht zu viele Neuigkeiten, aber auch nicht zu selten. Finden Sie den bestmöglichen Mittelweg für Ihre Organisation. Achten Sie dabei von Anfang an auch auf eine gewisse Regelmäßigkeit.

Engagement: Anregung zur Interaktion

Ermutigen Sie die Nutzerinnen und Nutzer in den Newsbeiträgen und Kommentaren dazu, sich aktiv einzubringen. Stellen Sie Fragen, verwenden Sie Umfragen oder sporadische kreative Formate wie zum Beispiel ein Adventskalender Gewinnspiel, um das Engagement immer wieder neu anzuregen.

Rich Media: Bilder, Videos und Audio-Dateien verwenden

Statistiken beweisen, dass Beiträge und Artikel, die nicht nur über Text, sondern auch über Bilder, Videos und/oder Audio-Dateien verfügen bessere Ergebnisse erzielen. Machen Sie es sich deshalb bitte zur Regel, Newsbeiträge immer mit einem Bild, Video oder einer Audio-Datei auszustatten.

5. Fairplay-Regeln

Um sicherzustellen, dass sich die Nutzer immer angemessen verhalten, wenn sie die App verwenden, sollten Sie Fairplay-Regeln aufstellen. Hierfür stellen wir Ihnen ein bewährtes Muster zur Verfügung. Die Fairplay-Regeln erklären in einfacher Sprache unter anderem die Grundlagen einer wertschätzenden und respektvollen Kommunikation und weisen auf die Einhaltung des Urheberrechts hin.

6. Community-Manager

Bestimmen Sie einen oder mehrere Mitarbeitende, welche die Rolle eines Community-Managers übernehmen. Diese Rolle hat die Aufgabe, als Vertreterin oder Vertreter des Unternehmens auf Kommentare von Newsbeiträgen zu reagieren, Wertschätzung zu vermitteln, zu Interaktionen und Diskussionen anzuregen, die Einhaltung der Fairplay-Regeln sicherzustellen sowie etwaige Konflikte zu schlichten.

7. Auftaktveranstaltung – Nutzen erkennen lassen und befähigen

Damit Ihre Mitarbeitenden und Angehörigen die App auch nutzen, müssen sie für sich selbst einen Mehrwert erkennen und befähigt werden, die dazu notwendigen ersten Schritte gehen zu können. Je nach Unternehmensgröße und -struktur ist es deshalb ratsam, eine oder mehrere persönliche Auftaktveranstaltungen durchzuführen.

Hier wird der Nutzen der Kommunikations-App erläutert, ihre Funktionen erklärt, die Fairplay-Regeln und die Schnellstartanleitung vorgestellt, die Login-Informationen ausgehändigt, Fragen besprochen sowie direkte persönliche Hilfe beim Herunterladen, Login und Einrichten der App gegeben.

8. Kommunikation: Momentum nutzen – Gewinnspiel und andere Marketing-Aktionen

Die ersten 4 bis 8 Wochen nach der Einführung der App sind sehr wichtig für den Gesamterfolg der Kommunikations-App in Ihrer Pflegeeinrichtung. Wichtig ist, dass in dieser Zeit so viele Mitarbeitende und gegebenenfalls auch Angehörige wie möglich aktive Nutzer der App werden. Oder anders ausgedrückt: Sie sollten zu Beginn ein besonderes Augenmerk darauf richten, so schnell wie möglich eine breite Akzeptanz bzw. einen hohen Nutzungsgrad zu erreichen.

Weisen Sie durch eine Plakataktion schon 2 bis 3 Wochen vor dem Einführungstag darauf hin. Führen Sie ein begleitendes Gewinnspiel durch und vergeben Sie Preise für alle, die sich innerhalb von 4 bis 6 Wochen anmelden, sich ein Profilbild geben und einen ersten Kommentar auf einen Newsbeitrag schreiben. Ergänzend können Sie in den letzen 5 Tagen vor der Einführung den Spannungsbogen erhöhen, indem Sie mittels einer Sprühkreideaktion vor den Eingangsbereichen ihrer Einrichtungen erneut auf die Einführung aufmerksam machen.

Sobald Sie Nutzungsraten von über 50 Prozent erreicht haben, kommunizieren Sie diese Erfolge regelmäßig über die App.

Bonus-Tipp: Mitarbeiter einbeziehen

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden sowie ggf. auch die Angehörigen in den Einführungsprozess mit ein. So können mögliche Zweifel, Bedenken und Blockaden frühzeitig aus dem Weg geräumt werden.