Die WhatsApp Falle für Pflegeheime: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt.

WhatsApp ist weit verbreitet

Wer kennt ihn nicht, den kostenlosen Messenger-Dienst WhatsApp. Er wurde 2009 in Santa Clara (Kalifornien, USA) gegründet und 2014 für 19 Milliarden US-Dollar von Facebook (heute Meta Platforms) übernommen. Mit rund 21 Millionen Downloads (Stand September 2021) im Google Play Store und rund 2 Milliarden monatlich aktiven Nutzern ist WhatsApp aktuell der beliebteste Messenger auf der Welt.¹vgl. Rabe, L.: Statistiken zu WhatsApp. Statista. 21.10.2021; https://de.statista.com/themen/1995/whatsapp/#dossierKeyfigures

WhatsApp Nutzung in Pflegeheimen illegal?

So beliebt wie die Freizeitplattform im Privatleben ist, so gerne greifen Mitarbeitende schnell auch mal aus freien Stücken auf sie zurück, wenn sie schneller kommunizieren müssen und ganz pragmatisch versuchen, interne Probleme in ihrem Betrieb zu lösen. Der Haken daran ist, dass die Nutzung von WhatsApp für die interne Kommunikation in Pflegeheimen illegal sein könnte.

WhatsApp und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Dazu schreibt Susanne Khammar von e-recht24.de: „Kommt WhatsApp im wirtschaftlichen Alltag zum Einsatz, ist ohne Zustimmung der Kontakte und einem Vertrag zwischen Whatsapp Inc. und dem Unternehmen der Einsatz des Messengerdienstes rechtlich nicht zulässig und verstößt gegen die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung.“²vgl. Khammar, S.: Whatsapp und die DSGVO: Darf der Messenger auf dem Firmenhandy bleiben? e-recht24.de, abgerufen am 04. Februar 2022; https://www.e-recht24.de/artikel/datenschutz/11023-whatsapp-auf-firmenhandy-nach-dsgvo-erlaubt-oder-nicht.html Aus folgenden Gründen kann WhatsApp demnach eine Bedrohung für Betreiber von Pflegeheimen und anderen sozialen Einrichtungen darstellen:

1. WhatsApp ist nur für den privaten Gebrauch vorgesehen

Viele glauben, dass die Nutzung von WhatsApp im geschäftlichen Kontext vollkommen unbedenklich sei. Aber in den WhatsApp-Nutzungsbedingungen steht, dass deren Service nur für den privaten Gebrauch vorgesehen ist.³vgl. WhatsApp-Datenschutzrichtlinie https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

2. Ungefragte Nutzung von Telefonbuchdaten

WhatsApp greift kontinuierlich ungefragt auf alle Daten aus dem Telefonbuch des Smartphones zu.

3. Übermittlung und Speicherung von personenbezogenen Daten in den USA

Die so gesammelten Kontaktdaten werden in die USA übermittelt, dort auf Servern von WhatsApp gespeichert und außerdem mit den Daten anderer Nutzer abgeglichen.

4. Nutzung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen des Konzerns

Das Geschäftsmodell des Konzerns Meta Platforms (Facebook) besteht u. a. darin, Informationen für werbliche Zwecke zu nutzen.⁴vgl. Rechtsanwalt Oberbeck, D.: Ist WhatsApp in Unternehmen mit der DSGVO vereinbar? datenschutzkanzlei.de, 27. Mai 2020 (abgerufen am 04.02.2022); https://www.datenschutzkanzlei.de/ist-whatsapp-in-unternehmen-mit-der-dsgvo-vereinbar/

Abmahnungen und Bußgelder können die Folge sein

Diese vier Punkte können insofern eine Gefahr darstellen, weil der Träger im Falle einer WhatsApp Nutzung dafür abgemahnt werden kann. Dabei kann es unerheblich sein, ob die Nutzung von der Geschäfts- oder Einrichtungsleitung angeordnet wurde, oder ob sie ohne deren Zustimmung erfolgte. Schlimmstenfalls können bei DSGVO-Verstößen gemäß Art. 83 Abs. 5 DSGVO Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr verhängt werden. Sie sehen also: Verstöße gegen die DSGVO können empfindliche Sanktionen nach sich ziehen. Nehmen Sie das Thema WhatsApp also besser nicht auf die leichte Schulter. Was jetzt tun?

Starten Sie eine Umfrage: Wie viele WhatsApp Gruppen sind in Ihrer Einrichtung aktiv?

Gefährlich ist in diesem Zusammenhang, dass viele Betreiber gar nicht wissen, in welchem Umfang WhatsApp in ihrer Einrichtung genutzt wird und vor allem wie viele WhatsApp Gruppen „unter dem Radar“ tatsächlich für betriebliche Zwecke im Einsatz sind. Unsere Empfehlung lautet deshalb: Machen Sie eine anonyme Umfrage! So bekommen Sie schnell und unkompliziert ein Bild darüber, wie akut diese latente Gefahr bei Ihnen ist.

Fazit und alternative Lösung

Es zeigt sich, dass die Nutzung von WhatsApp zu geschäftlichen Zwecken aus datenschutzrechtlicher Sicht „legal“ aktuell kaum möglich ist und sich eine DSGVO-Konformität praktisch nicht wirklich umsetzen lässt. Wer aber dennoch nicht auf einen Messengerdienst im Pflegeheim verzichten möchte, dem empfehlen wir den Umstieg auf einen DSGVO-konforme Mitarbeiter App bzw. Pflegeheim App wie LUCI. Nur so sind Sie auch langfristig gegen Abmahnungen geschützt und gewährleisten die durch die DSGVO normierten Standards.

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Sie sind an einer sicheren Kommunikations-App für Ihr Pflegeheim oder eine andere soziale Einrichtung interessiert? Wenn ja, dann nehmen Sie nachfolgend Kontakt mit uns auf.